Cómo medir el retorno de la inversión de una herramienta PPM

Gestión Financiera
Project portfolio management ROI
18 Jul 2017

Cómo medir el retorno de la inversión de una herramienta PPM

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Todas las organizaciones nos enfrentamos a la tarea de encontrar formas más eficientes de trabajar, con el objetivo de ser más competitivos en nuestros mercados. Las empresas más eficientes, aquellas que buscan hacer más con menos, recurren a las herramientas de PPM (Project and Portfolio Management) con el fin de lograr una mayor visibilidad sobre sus inversiones en proyectos y tomar decisiones más acertadas sobre qué proyectos emprender. Las herramientas de PPM pueden ser una inversión significativa para cualquier negocio pero, ¿cómo pueden los CIO’s, y resto de responsables de tecnología de las organizaciones, garantizar que estas herramientas proporcionarán un rendimiento adecuado? y más importante aún, ¿cómo pueden cuantificar su rentabilidad?

Existen varios beneficios que las organizaciones pueden esperar al disponer de una mayor visibilidad gracias a las herramientas de PPM. La escalabilidad y oportunidad que ofrecen estos beneficios pueden evaluarse considerando las siguientes métricas:

Reducción de la frecuencia de proyectos de bajo valor

Cuando los proyectos no están bien alineados con la estrategia de su organización o son una duplicación o redundancia de otro proyecto, pierden su valor deseado y reducen en gran medida el valor total de su cartera de proyectos. Al disponer de sistemas de evaluación estandarizados, las herramientas de PPM pueden permitir a su PMO (Oficina de Gestión de Proyectos), evaluar con seguridad cuáles de sus proyectos proporcionarán un valor real a su organización y realizar un seguimiento de su rendimiento con el fin de eliminar Proyectos que no son rentables.

Menores tasas de fracaso de los proyectos

Esto se mide como el porcentaje de proyectos que no proporcionan el valor deseado a su organización debido a la falta de presupuesto; a la planificación; a los fallos técnicos, así como al alcance y la alineación deficiente con su estrategia competitiva. Una herramienta PPM bien implementada proporciona a su PMO la funcionalidad y visibilidad para asegurar que sus proyectos tengan asignaciones de recursos realistas y adecuadas, estén bien secuenciadas y estén bien alineadas con los objetivos y la estrategia de su organización. Esto a su vez reducirá drásticamente el porcentaje de sus proyectos fallidos.

Reducción de los excesos de costes en proyectos exitosos

Si bien es cierto que los costes pueden ser la razón principal del fracaso de muchos proyectos, hay algunos proyectos que todavía pueden proporcionar un retorno positivo neto a su organización, incluso si el problema de los costes del proyecto se superan debido a las malas estimaciones o planificación. Las herramientas de PPM ofrecen ahora a las PMO’s, una gran variedad de funcionalidades, que les permiten maniobrar a través de los problemas de gestión de cambios en la programación de recursos para que los proyectos tengan menos probabilidades de experimentar excesos de costes.
Hay una multitud de métodos para medir el ROI de las herramientas PPM, pero la mayor medida siempre implicará el ahorro tangible o mayores ingresos que su PMO puede atribuir directamente a la implementación de sus herramientas PPM. Incluso si se mide simplemente por una mayor efectividad dentro de sus procesos organizativos y la manera en que su gente trabaja, las reducciones en tareas simples como administrador y tiempos de reporte se sumarán a resultados significativos con el tiempo.

En el siguiente documento les mostramos una introducción sobre cómo se realiza una planificación financiera con CA PPM y, de esta manera visualizar el ROI de las diferentes inversiones. A continuación les mostramos los puntos del documento que podrán descargar:

  1. Los cinco pilares básicos de la Planificacion Financiera
  2. Pilar 1 – Coste de Inversión
  3. Pilar 2 – Seguimiento del Tiempo
  4. Pilar 3 – Capitalización
  5. Pilar 4 – Asignación de Costos y Recuperación
  6. Pilar 5 – Informes Financieros

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