PMO: Cómo poner en valor el trabajo de la Oficina de Gestión de Proyectos

Equipo PMO

El primer paso es asegurarse de que tienes a las personas adecuadas, así como los conocimientos y habilidades oportunos para cada proyecto. Éste es el principal criterio de una PMO eficaz. La Oficina de Gestión de Proyectos, no sólo debe actuar como administradora, ya que así se descuidaría una parte crucial de la entrega del proyecto, la de impulsar el cambio estratégico dentro de su organización. Como la mayoría de las personas son adversas al riesgo por naturaleza y se oponen al cambio, es vital que haya personas dentro de su equipo de la PMO que pueden conducir el cambio frente a la resistencia y que dispongan de habilidades como la comunicación y la resolución de conflictos.

 

Poner en valor la PMO

Un buen trabajo de gestión de la PMO, es identificar y llevar a cabo iniciativas de gran impacto en un corto espacio de tiempo. Esto le puede reportar algunos beneficios de cara a mejorar la reputación de su equipo en el corto plazo. De lo contrario, le puede llevar años ganarse la confianza que necesita de los altos directivos para que apuesten por usted. La demostración de valor a corto plazo debe estar siempre en el orden del día, ya que garantizará el compromiso de los stakeholders y el apoyo a futuras iniciativas de la PMO.

 

Medición de KPI’s

Este criterio también se puede aplicar a la hora de confeccionar los informes de resultados de la Project Management Office. En muchos casos la opinión de los interesados ​​sobre la Oficina de Gestión de Proyectos es inconsistente y frecuentemente muchos ejecutivos opinan que su PMO no les informa de manera adecuada. Por tanto, es importante analizar los informes que se proporcionan a los altos directivos para asegurarse de que contienen las métricas que más les interesan y la información que les permite tomar mejores decisiones.

 

Alinear la estrategia de la PMO con los objetivos organizacionales

Por esta razón, es esencial construir un marco que demuestre cómo la PMO está totalmente alineada con los objetivos estratégicos de la organización, y los planes que van a servir para llevar a cabo una mejor integración. Articular la alineación de la estrategia PPM con los objetivos organizacionales y la colaboración con la dirección en la identificación de los hitos a lo largo del camino para resolver los obstáculos y los problemas que bloquean el éxito estratégico, es uno de los papeles que debe desarrollar una Oficina de Gestión de Proyectos. De no ser así, el trabajo de la PMO no será percibido como valioso, por muy bien que se lleve a cabo.

En general, es importante poner en valor lo que su PMO ha logrado a través de su estrategia de PPM y localizar el trabajo que vale la pena destacar. Si bien las métricas sencillas siguen siendo importantes, siempre deben combinarse con las historias de éxito de la Oficina de Gestión de Proyectos, las cuales destacan el valor real que este equipo proporciona a la organización. El hecho de completar proyectos en un plazo de tiempo más corto, ayuda a liberar recursos valiosos que sirven para resolver más problemas en la empresa. Beneficios tangibles como éstos, siempre serán bien recibidos por los stakeholders.

 

Acelerador de la PMO

A continuación adjuntamos el documento: Visión General del Acelerador de la PMO, donde ofrecemos una colección de contenido y de configuraciones de vista diseñado  para acelerar el tiempo de evaluación a través de buenas prácticas prescriptivas para la gestión de proyectos y portfolio con CA PPM. El extenso documento, incluye los siguientes capítulos: